ÁREA FINANCIERA
De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros.
La función principal del departamento financiero es obtener y administrar los recursos monetarios de la empresa como es:

- Invertirlos y asignarlos adecuadamente.

- Registrar las operaciones.

- Presentar los resultados de las operaciones.

- Cumplir con las obligaciones fiscales.

Las áreas que incluye son:

1.--Contraloría

2.--Contabilidad

3.-- Tesorería

4.-- Planeación financiera y Presupuestos.

5.-- Administración de riesgos.

6.-- Créditos y cobranzas

6.--Cuentas por pagar.

1.-CONTRALORÍA: El contralor es el que realiza por lo común las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de costos, etc.

PAGOS FISCALES: Son las derogaciones que se hacen para cumplir oportunamente con los impuestos.


2.-CONTABILIDAD: Se realizan las siguientes actividades: Contabilidad general, Sección de nóminas, Sección de acreedores, Sección de deudores, Facturación

Inventarios, Controla o tiene una estrecha relación con el departamento de Compras.


CONTROL DE NÓMINAS: Es un documentos que puede ser emitido, semanal, quincenal o mensual, en el cual se registran los ingresos por días laborados de los trabajadores, así como los siguientes datos del trabajador.


3.-TESORERÍA: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.


4 DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS: El objetivo principal del departamento de crédito es minimizar en lo posible el riesgo en las operaciones de crédito, con la finalidad de evitar que la cartera vencida se incremente con clientes morosos.


5 DEPARTAMENTO DE COBRANZAS: Los procedimientos que aplica una empresa para llevar a cabo la cobranza es de acuerdo a su “Política general de cobranza”


Funciones del departamento de cobranzas:

-Hacer efectivo el cobro de la cartera vencida (deuda) con rapidez.

-Conservar al cliente.

-Buscar que el procedimiento del cobro lo lesione las ventas de la empresa.


Políticas restrictivas: Se otorgan los crédito con periodos cortos, con normas de crédito estrictas y políticas de cobranza agresivas.


Políticas liberales: Son políticas de cobro generoso , no presionan el proceso de cobro ni exigen condiciones para un periodo de pago.


Políticas racionales: Buscan llevar a cabo la cobranza de tal manera que produzca un flujo normal de la misma, por lo que se conceden los créditos aplazo razonables.


Costos de la cobranza: Los tramites que se efectúan para llevar a cabo la cobranza, son costos que incrementan a la deuda incrementándola.
6 CUENTAS POR PAGAR: Es el área de la empresa encargada de llevar un control de las cuentas que se tienen los proveedores o cualquier acreedor por lo servicios prestados a la empresa. La CAJA GENERAL, es la encargada del manejo físico del dinero de dicha empresa, la cual recibe el efectivo de los clientes y emite cheques o pagos en efectivo

COSTOS Y GASTOS: Es importante diferenciar el concepto de costos y el de gastos para comprender más fácilmente de donde se obtiene la utilidad.
Los costos son desembolsos asociados directamente con la compra o la producción de artículos, es decir, los que están asociados al proceso de fabricación o a la prestación de un servicio. Por ejemplo, mano de obra o materia prima. Aunque los gastos son también desembolsos, estos son causados por la administración de la empresa, los salarios del gerente o los pagos por publicidad.
CLASES DE COSTOS:
-VARIABLES: Su valor aumenta o disminuye cada vez que la producción y las ventas aumentan o disminuyen. Ejemplos: materias primas, insumos, repuestos, mercancías, mano de obra, comisiones sobre las ventas, empaques, fletes, etc.
-FIJOS: Se llaman fijos porque su valor no depende del volumen de producción y ventas. Algunos ejemplos: sueldos, salarios fijos, prestaciones sociales, alquiler del local, mantenimiento, de máquinas, equipos de producción, etc.
MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
Es lo que queda de las ventas para pagar los gastos y costos fijos y para generar la utilidad, se obtiene al restarle al valor de la venta el costo variable:
Precio de venta del producto – costo variable del producto = margen de contribución
Ejemplo: si el precio de venta de un pastel de jamón y queso es de $1000 y los costos variables asociados a este pastel son de $500, el margen de de contribución es: 1000-500=500; por otra parte, el precio de venta de un pastel de guayaba es de $500 y los costos variables asociados a este producto: $150, el margen de contribución de este producto es: 500-150=350. Así, cuál es el producto mas rentable? Probablemente pensemos que el primero porque tiene un mayor margen de contribución; sin embargo, el segundo, aunque deja menos dinero, es mas de la mitad del precio de venta.
-Para el pastel de jamón y queso:
Precio de venta: $1000 margen de contribución: $500
Entonces, el margen de contribución en porcentaje es: (500*100)/1000=50%
-para el pastel de guayaba:
Precio de venta: $500 margen de contribución:$350
Entonces el margen de contribución en porcentaje es: (300*100)/500=70%
Podemos concluir que el producto más rentable es el pastel de guayaba, porque el costo de los ingredientes necesarios, para producirlo es mucho menor que el de los ingredientes del pastel de jamón y queso.
PUNTO DE EQUILIBRIO: El punto de equilibrio es el volumen de ventas necesario para sostener la empresa sin ganar ni perder dinero. Este volumen de ventas se puede expresar como la cantidad de unidades que es necesario vender a un precio determinado, o como la cantidad de ingresos requeridos por ventas para cubrir los costos y gastos. Veamos un ejemplo:
Costos del mes pasado:
-costos fijos y gastos $563.000
-costos variables $625.000
-costos totales costos fijos y gastos + costos variables=1.188.000 ingresos por las ventas: $1.200.000
El margen de contribución es entonces $1.200.000 - $625.000=$575.000. si comparamos los costos fijos y gastos con el margen de contribución, podemos concluir que es mayor el margen de contribución, esto quiere decir que podemos cubrir los costos fijos y los gastos y nos sobra.
Se pueden presentar algunas situaciones al comparar el margen de contribución y los costos fijos y gastos:
-la empresa está en punto de equilibrio cuando el margen de contribución es igual al total de los costos y los gastos.
-la empresa da pérdida cuando el margen de contribución es menor que el total de costos y gastos.
-la empresa da utilidad cuando el margen de contribución es mayor que el total de costos y gastos.